บทที่ 2

บทที่2

ลักษณะของข้อมูลที่ดี

ข้อมูลที่ดีควรเป็นข้อมูลที่มีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้  (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถือได้มากน้อยเพียงใดนั้นขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนำเข้า  และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูลนำเข้าเป็นการกระทำ  เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนำเข้มีความถูกต้องเชื่อถือได้  เพราะถ้าข้อมูลนำเข้าไม่มีความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้

วิธีการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใดผลลัพธ์ที่ได้ก็จะไม่มีความถูกต้อง  หรือนำไปใช้ไม่ได้

ข้อมูลนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้วข้อมูลบางอย่างอาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่

เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง  ซึ่งอาจต้องพิมพ์ข้อมูลมาตรวจเช็คด้วยมือก่อนการประมวลผล

ถึงแม้ว่าจะมีการตรวจสอบข้อมูลนำเข้าแล้วก็ตาม  ก็อาจทำให้ได้ข้อมูลที่ผิดพลาดได้ เช่นเกิดจากการเขียนโปรแกรม

หรือใช้สูตรคำนวณผิดพลาดได้  ดังนั้นจึงควรกำหนดวิธีการควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่การตรวจเช็คยอดรวมที่

ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้งหรือการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์กับ

ข้อมูลสมมติที่มการคำนวณด้วยว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่

  2. ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (relevancy)  ได้แก่ การเก็บเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเท่านั้น  ไม่ควรเก็บ

ข้อมูลอื่นๆที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเพราะจะทำให้เสียเวลาและเสียเนื้อที่ในหน่วยเก็บข้อมูลแต่ทั้งนี้

ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีความครบถ้วนสมบูรณ์โดย

3.ข้อมูลมีความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลที่ดีนั้นนอกจากจะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้แล้วจะ  ต้องเป็น

ข้อมูลที่ทันสมัยทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำเอาผลลัพธ์ที่ได้ไปใช้ได้ทันเวลา  นั่นคือจะต้องเก็บข้อมูลได้รวดเร็วเพื่อทัน

ความต้องการของผู้ใช้

4.มีความสอดคล้องกับความต้องการ  ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของ

หน่วยงานและองค์กร  ดูสภาพการใช้ข้อมูล  ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความ

ต้องการ

5. ความสมบูรณ์ครบถ้วนในการนำไปใช้งาน  ข้อมูลบางประเภทหากไม่ครบถ้วน จัดเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพได้

เช่นกัน เช่น  ข้อมูลประวัติคนไข้หากไม่มีหมูเลือดของคนไข้  จะไม่สามารถใช้ได้ในกรณีที่ผู้ร้องขอข้อมูลต้องการ

ข้อมูลหมู่เลือดของคนไข้  หรือข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าที่กรอกผ่านแบบฟอร์ม  ถ้ามีชื่อและนามสกุลโดยไม่มีข้อมูล

บ้านเลขที่ ถนน แขวง/ตำบล เขต/หรือจังหวัด  ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน ตัวอย่างข้อมูลที่

ไม่ครบถ้วน

6. ความถูกต้องตามเวลา  ในบางกรณีข้อมูลผูกอยู่กับเงื่อนไขของเวลา ซึ่งถ้าผิดจากเงื่อนไขของเวลาไปแล้ว  ข้อมูล

นั้นอาจลดคุณภาพลงไปหรือแม้กระทั่งไม่สามารถใช้ได้ เช่น  ข้อมูลการให้ยาของคนไข้ในโรงพยาบาล ในทาง

การแพทย์แล้ว  ข้อมูลนี้จะต้องถูกใส่เข้าไปในฐานข้อมูลที่คนไข้ได้รับยาเพื่อให้แพทย์คนอื่นๆ  ได้ทราบว่า คนไข้

ได้รับยาชนิดนี้เข้าไปแล้ว แต่ข้อมูลเรื่องการให้ยาของคนไข้นี้อาจไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับทันทีสำหรับแผนก

การเงิน  เพราะแผนกการเงินจะคิดเงินก็ต่อเมื่อญาติคนไข้มาตรวจสอบหรือคนไข้กำลังออกจากโรงพยาบาล

องค์ประกอบระบบฐานข้อมูลประกอบด้วย 5 องค์ประกอบที่สำคัญ คือฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และผู้ใช้งาน ซึ่งจะมีลักษณะคล้ายๆ กันกับองค์ประกอบของการคอมพิวเตอร์ ดังนี้

1. ฮาร์ดแวร์ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์หรือองค์ประกอบต่างๆ ที่มีความสำคัญต่อการทำงาน, อุปกรณ์ต่อพ่วงตลอดจนอุปกรณ์ทุกชนิดด้านเครือข่าย

2. ซอฟต์แวร์ หมายถึง ชุดคำสั่งที่สามารถสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักคือ ซอฟต์แวร์ระบบ และซอฟต์แวร์ประยุกต์

2.1 ซอฟต์แวร์ระบบ คือชุดคำสั่งที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อทำหน้าที่เป็นตัวประสานงานควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ จัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่บนระบบให้แก่โปรแกรมประยุกต์สามารถทำงานได้ในการทำงานนี้ระบบจัดการฐานข้อมูลจำเป็นต้องพึ่งพาระบบปฏิบัติการเช่นหน้าที่ในการอ่านเขียนข้อมูลลงบนหน่วยความจำสำรองหรือการจัดการหน่วยความจำหลักตลอดจนรูปแบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ใช้เป็นต้น

2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือชุดคำสั่งที่ถูกสร้างเพื่อทำหน้าที่ประการใดประการหนึ่ง เช่น โปรแกรมประยุกต์ทางด้านสำนักงาน โปรแกรมเฉพาะด้านที่ถูกพัฒนาเพื่องานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ โปรแกรมประยุกต์ที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลจะถูกเขียนให้มีความสามารถในการเชื่อมต่อและเรียกใช้งานฐานข้อมูลได้หรือเป็นเว็บแอพพลิเคชั่นที่มีคุณลักษณะดังกล่าว

3. ข้อมูลหน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดบนระบบคอมพิวเตอร์คือบิตเมื่อกลุ่มของบิตรวมตัวกันจะได้อักขระ  เมื่ออักขระหลายๆ ตัวรวมกันจะได้เป็นกลุ่มอักขระที่เรียกว่าฟิลด์ และหลายฟิลด์รวมกันเพื่อทำหน้าที่สื่อถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่จัดเก็บจะเรียกว่าเรคคอร์ด  ในโมเดลฐานข้อมูลแบบเชิงสัมพันธ์นั้นฟิลด์หมายถึงแอททริบิวส์  ส่วนเรคคอร์ดคือทัพเพิล

4. บุคลากร บุคลากรที่มีความเกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือผู้บริหารและผู้จัดการฐานข้อมูล ผู้พัฒนาโปรแกรมประยุกต์ และผู้ใช้งานกล่าวคือ

4.1 ผู้บริหารและผู้จัดการฐานข้อมูล มีหน้าที่สำคัญคือการจัดการกับฐานข้อมูลควบคุมระบบรักษาความปลอดภัยของฐานข้อมูลวางแผนป้องกันความผิดพลาดอันอาจจะก่อให้เกิดความเสียหายกับระบบฐานข้อมูล

4.2 ผู้ออกแบบฐานข้อมูล มีหน้าที่ในการรับผิดชอบเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การกำหนดมุมมองของผู้ใช้แต่ละคนการกำหนดรีเลชั่นความสัมพันธ์ของรีเลชั่นเป็นต้น

4.3 นักวิเคราะห์ระบบ ออกแบบวิเคราะห์ระบบและออกแบบโปรแกรมประยุกต์ที่แสดงถึงขั้นตอนในการทำงานของโปรแกรมประยุกต์การออกแบบอินเตอร์เฟช เพื่อติดต่อกับผู้ใช้งาน เป็นต้น

4.4 นักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมประยุกต์ด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ตามที่นักวิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไว้ให้สามารถติดต่อและเข้าใช้ฐานข้อมูลได้

5. ผู้ใช้งาน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มคือกลุ่มปฏิบัติการและกลุ่มบริหาร

5.1 ผู้ใช้งานระดับปฏิบัติการ เป็นกลุ่มผู้ใช้งานที่มีความเกี่ยวข้องกับการเพิ่มแก้ไขลบข้อมูลที่จะป้อนเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลมากที่สุดตลอดจนอาจมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำรายงานเบื้องต้นเพื่อส่งต่อให้ผู้บริหารใช้เพื่อการตัดสินใจหรือวางแผน

5.2 ผู้ใช้งานระดับบริหาร เป็นกลุ่มที่ใช้ข้อมูลของระบบฐานข้อมูลเพื่อไปใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจเชิงธุรกิจหรือตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานอาจไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการบันทึกเพิ่มแก้ไขข้อมูลโดยตรง

ประโยชน์ของระบบจัดการฐานข้อมูล

ในปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่หันมาให้ความสนใจกับระบบฐานข้อมูลกันมาก เนื่องจากระบบฐานข้อมูลมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

เนื่องจากการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้นต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อให้มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อน

2.รักษาความถูกต้องของข้อมูล

เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลสามารถตรวจสอบกฎบังคับความถูกต้องของข้อมูลให้ได้ โดยนำกฎเหล่านั้นมาไว้ที่ฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลที่จะจัดการเรื่องความถูกต้องของข้อมูลให้แทน แต่ถ้าเป็นระบบแฟ้มข้อมูลผู้พัฒนาโปรแกรมต้องเขียนโปรแกรมเพื่อควบคุมกฎระเบียบต่างๆ

3. มีความเป็นอิสระของข้อมูล

เนื่องจากมีแนวคิดที่ว่าทำอย่างไรให้โปรแกรมเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล ในปัจจุบันนี้ถ้าไม่ใช้ระบบฐานข้อมูลการแก้ไขโครงสร้างข้อมูลจะกระทบถึงโปรแกรมด้วย

4. มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง

ถ้าหากทุกคนสามารถเรียกดูและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลทั้งหมดได้ อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลได้ และข้อมูลบางส่วนอาจเป็นข้อมูลที่ไม่อาจเปิดเผยได้หรือเป็นข้อมูลเฉพาะของผู้บริหาร หากไม่มีการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล ฐานข้อมูลก็จะไม่สามารถใช้เก็บข้อมูลบางส่วนได้

ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ดังนี้

– มีรหัสผู้ใช้ (user) และรหัสผ่าน (password)

– ในระบบฐานข้อมูล (DBA) สามารถใช้วิว (view) เพื่อประโยชน์ในการรักษาความ ปลอดภัยของข้อมูลได้เป็นอย่างดี โดยการสร้างวิวที่เสมือนเป็นตารางของผู้ใช้จริงๆ

– ระบบฐานข้อมูลจะไม่ยอมให้โปรแกรมใดๆ เข้าถึงข้อมูลในระดับกายภาพ (physical) โดยไม่ผ่านระบบการจัดการฐานข้อมูล

– มีการเข้ารหัสและถอดรหัส (encryption/decryption) เพื่อปกปิดข้อมูลแก่ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น มีการเข้ารหัสข้อมูลรหัสผ่าน

5. ใช้ข้อมูลร่วมกันโดยมีการควบคุมจากศูนย์กลาง

มีการควบคุมการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลจากศูนย์กลาง ระบบฐานข้อมูลสามารถรองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้ กล่าวคือระบบฐานข้อมูลจะต้องควบคุมลำดับการทำงานให้เป็นไปอย่างถูกต้อง

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) 

     ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ

     – ลดจำนวนพนักงาน

     – องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว

     – ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) 

     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

คุณสมบัติของระบบ MIS คือ

     – ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน

     – ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร

     – ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

     – ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร

     – ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) 

     ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ

     – ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ

     – ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้

     – ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์

      – ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ

     – ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย

     – ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ

     – ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

     – ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้

     – ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร

     – ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS) 

     ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

คุณสมบัติของระบบ EIS

     – มีการใช้งานบ่อย

     – ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง

     – ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร

     – การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม

     – การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน

     – ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย

     – การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ

     – ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด

ข้อดีของระบบ EIS

     1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน

     2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์

     3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ

     4. ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น

     5. มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา

     6. ทำให้ระบบสามารติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อด้อยของระบบ EIS

     1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน

     2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป

     3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ

     4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้

     5. ระบบอาจนะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้

     6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

     7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS) 

     ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ

     1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX

     2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ

     1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร

     2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน

     3.Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่

     4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ

อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)

     ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference การแบ่งประเภทสารสนเทศมีความหลากหลายแล้วแต่จะใช้องค์ประกอบใดเป็นหลัก เช่นการวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของ AI/ES

1 ป้องกันและรักษาความรู้ซึ่งอาจสูญหายไปขณะทำการเรียกข้อมูลหรือการยกเลิกการใช้ข้อมูล การใช้ข้อมูล ตลอดจนการสูญหาย เนื่องจากขาดการเก็บรักษาความรู้ อย่างเป็นระบบ และเป็นระเบียบ แบบแผน

2 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งาน และมักจะถูกพัฒนาให้สามารถตอบสนอง ต่อปัญหาในทันทีที่เกิดความต้องการ

3 การออกแบบระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System มักจะคำนึงถึงการบันทึกความรู้ในแต่ละสาขาให้เพียงพอและเหมาะสมกับการใช้งาน ซึ่งจะทำให้ ระบบสามารถปฏิบัติงานแทนผู้เชี่ยวชาญ อย่างมีประสิทธิภาพ

4 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะสามารถตัดสินปัญหาอย่างแน่นอ น เนื่องจากระบบถูกพัฒนาให้สามารถปฏิบัติงานโดยปราศ จากผล กระทบ ทางร่างกายและอารมณ์ที่มีอยู่ในตัวมนุษย์เช่น ความเครียด ความเจ็บ ป่วย เป็นต้น

5 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ โดยเฉพาะองค์การสมัยใหม่ ( Modern Organization ) ที่ต้องการ สร้าง ความได้เปรียบในการแข่งขัน เช่น การวิเคราะห์และวางแผนการตลาด การลดต้นทุน การเพิ่มการผลิตภาพ เป็นต้น